Meno PowerPoint, più pensiero ed azione!

In % sul tempo del vostro lavoro, quanto ne spendete per i report e quanto per tutto ciò che c’è prima e dopo?

E’ vero che, se si comunica male, si viene mal valutati, e che occorre essere chiari ed efficaci: non penso che redigere un bel documento sia inutile.

Ma credo che nelle aziende italiane l’ansia del bel report abbia cannibalizzato attività fondamentali, preliminari e successive al PowerPoint.

Prima del PowerPoint occorre comprendere cosa dire e supportarlo con argomentazioni ferree, trovare la tesi giusta, da dimostrare con una metodologia rigorosa e dati incontrovertibili a supporto.

Ma quanto tempo si impiega nelle aziende per capire quali siano i dati da investigare, il metodo da seguire e le possibili tesi da validare o confutare, prima di sostenerne una?

Il prima del PowerPoint è la fase della ricerca della verità, sempre meno interessante per gli uomini d’impresa, protesi a dimostrare la propria verità e ad usare solo i dati che la confermano, non seguendo metodologie rigorose di analisi e ricerca, con la scusa che fanno perdere tempo.

La conseguenza è che le decisioni vengono prese su dati insufficienti, a partire da punti di vista soggettivi, e rischiano di essere clamorosamente errate. In questi casi, più il report è bello, più si rischia di far passare come necessarie delle decisioni sbagliate ma ben vendute!

Dopo il PowerPoint c’è la (in)capacità delle aziende di far accadere le cose. Molte aziende sono semi paralizzate, perché i manager si concentrano nel realizzare ulteriori documenti, email, riunioni, programmi e Gantt per “pararsi”, invece di agire.

In sintesi: l’ansia del bel documento rischia di penalizzare sia la capacità di individuare le decisioni migliori, sia la loro esecuzione!

Nel 1999 intervistai un piccolo imprenditore su come gestisse la sua azienda, nell’ambito di un tour per studiare startup USA. Ad un certo punto, gli chiesi se avesse definito un template standard per i PowerPoint da utilizzare nelle riunioni.

Sgranò gli occhi e mi rispose più o meno così: “Template? Standard? Documenti scritti? Riunioni? Noi dobbiamo lavorare! Vogliamo che la gente pensi a come rivoluzionare il mondo del software e che lo faccia veramente, non che perda tempo! Da noi funziona così: se hai qualcosa di importante da dire ai colleghi, convochi una riunione, da fare in piedi, così si va veloci, si discute e poi si va a realizzare quello che si è deciso. Ma ci devi pensare bene prima di convocare una riunione, per non far perdere tempo agli altri! Noi non siamo un’azienda di documenti e riunioni, noi pensiamo e realizziamo software”.

Eravamo a Mountain View, al 2400 di Bayshore, l’imprenditore aveva 27 anni e 40 dipendenti nell’azienda che aveva fondato un anno prima con un amico, dandole un nome inusuale: Google.