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Tecnologia

Microsoft Office, 7 novità per essere più produttivi

Piccole dritte per usare meglio Word, Outlook, Power Point. E prendere appunti con la fotocamera del telefonino

Ricerche in arrivo dal web più facili da integrare all’interno dei documenti; slide che seguono percorsi non lineari, per presentazioni di maggiore impatto a prova di sbadigli; intelligenza artificiale che impara dal nostro comportamento e migliora l’esperienza con e-mail e appunti; in generale, una maggiore accessibilità.

A 12 mesi dal suo debutto, Office è cambiato, si è evoluto, ha cercato di rispondere in modo sensato alle necessità di chi lo usa ogni giorno. «La nostra promessa, dal primo giorno, è stata quella di mantenere il prodotto sempre aggiornato, a beneficio degli utenti e delle aziende che l’hanno scelto e che versano un abbonamento annuale per utilizzarlo» spiega Claudia Bonatti, direttore della divisione Applicazioni e Servizi di Microsoft Italia.

Il percorso adottato da Redmond parte dal cloud, da novità recapitate puntualmente tramite la nuvola; transita sui pc, nel consueto balletto tra schermo e tastiera, ma si affianca in parallelo a tablet e smartphone. Crea sinergie, genera un dialogo costante tra i vari dispositivi in nome della produttività. Ecco dunque alcune novità interessanti che, se usate con criterio, potranno rendere il lavoro quotidiano più semplice, veloce ed efficace.

La posta che menziona

«Ciascuno di noi è sommerso ogni giorno da tantisimi messaggi di posta elettronica» ragiona Bonatti: «Abbiamo perciò voluto dare la possibilità agli utenti di navigare al meglio in questo grande flusso, di mettere subito in evidenza quelle più importanti». Ecco allora che su Outlook le mail possono essere classificate come importanti, generando di fatto un criterio, una gerarchia tra quelle che hanno bisogno di un’attenzione immediata e quelle che possono aspettare almeno qualche ora.

Vero, nulla di clamoroso o di troppo inedito. Parecchio interessante è però la logica con cui la casa di Redmond insegue questo obiettivo. Un misto di azione da parte nostra e di «machine learning», di automatismo. Se le prime volte contrassegneremo come fondamentali i messaggi in arrivo dal nostro capo, le volte successive l’algoritmo ne capirà la priorità e si regolerà di conseguenza. E così via. In sintesi il programma osserva i nostri comportamenti.

Inoltre, è possibile inserire una sorta di menzione dentro il testo, per sollecitare l’attenzione di qualcuno dei destinatari che deve svolgere un compito. Un tag, alla maniera diffusissima dei social network, che chiama in causa uno dei partecipanti a una conversazione sollecitando la sua attenzione su un dettaglio, un passaggio. Non è una ridondanza, anzi. In un flusso di parole che si allunga sempre di più, può capitare di perdersi qualcosa di fondamentale che ci riguarda. Così il rischio è scongiurato.

Quel genio del calendario

Sempre sotto il cappello del machine learning rientra un’interessante funzione che coinvolge invece il calendario. Supponiamo di avere in programma un viaggio negli Stati Uniti, di avere acquistato un volo, noleggiato un’automobile e prenotato una stanza in hotel.

Tutte queste informazioni, assieme ai loro dettagli, oltre a riempire le caselline dei nostri appuntamenti ricordandoci che siamo occupati, possono confluire automaticamente nell’applicazione, così da avere elementi utili come il codice di conferma del biglietto aereo o della vettura subito a disposizione. Per esempio, per effettuare il check-in o comunicarli al banco all’addetto che deve consegnarci le chiavi.

Dov’è l’automatismo? Se viaggiamo Alitalia, saremo noi la prima volta a copiare le informazioni che ci interessano dentro il calendario. La volta successiva l’operazione sarà completata dal software.

Slide tailor made

Una presentazione può essere un successo o rivelarsi insostenibile. E per alimentare sbadigli e disappunto dei partecipanti, la cosa peggiore è saltare frettolosamente da una slide e l’altra o tornare al menu principale per individuare l’argomento, il video o l’immagine che si spera possa funzionare.

«Ecco allora» dice Bonatti «che l’evoluzione di Power Point è passare da una dinamica di tipo lineare a una più viva, interattiva». Come? Creando una slide che funga quasi da home page, da hub, da tronco da cui si dipartono vari rami. Esaurito un filone, si torna all’origine e si salta a quello successivo. Con un beneficio evidente: se un argomento annoia, non interessa, è un attimo per cambiare registro. In modo leggero, disinvolto, per nulla brusco. «Così, in un momento, lo storytelling si adatta al contesto». E non viceversa.

Appunti 2.0

Di tutte, è forse l’applicazione più interessante nel quotidiano. Transita da un’applicazione, Office Lens, disponibile per Windows Phone ma anche per smartphone Android e Apple. Detto in modo semplice, rende interattive, ricercabili per contenuto, le immagini che contengono testo e fotografiamo con il telefonino.

Esempio di scuola: durante una riunione di lavoro, una presentazione o una lezione, chi parla scrive i punti fondamentali su una lavagna. I presenti, anziché ricopiarne il contenuto, spesso scattano un’immagine. Che finisce chissà dove e, quando serve, non trovano mai.

Office Lens è invece uno scanner evoluto che riconosce i caratteri – almeno quelli comprensibili, «per la grafia dei medici ci stiamo attrezzando» scherza Bonatti – e li trasforma in testo a tutti gli effetti. Da copiare e incollare dove serve.

Che occhio la penna

Percorso opposto quando si parla di penne e pennini vari usati per prendere appunti su dispositivi come Surface o comunque su schermi su cui è facile scrivere in digitale.

«Abbiamo lavorato su OneNote» spiega Bonatti: «Dà il meglio di sé con le formule matematiche, incluse quelle più complesse che è parecchio complicato digitare con la tastiera». Il software non solo le riconosce in automatico, ma se serve le risolve pure. Così si veste di maggiore senso un prodotto che, oltre la cerchia non proprio larghissima di designer, progettisti, ingegneri e dintorni, non sempre seduce.

Accesso facile

L’accessibilità, il semplificare operazioni prima complicate, che richiedevano numerosi e macchinosi passaggi, è diventato una sorta di mantra in casa Microsoft. Per esempio, su Word, è diventato davvero semplice incorporare ricerche fatte sul web all’interno dei documenti. Non serve un continuo rimbalzo tra il browser e il foglio con il testo, perché un link che incolliamo ora quasi «parla», offre molte informazioni all’interno del software di Redmond. Così costruire un indice, una bibliografia o giusto catturare il passaggio che interessa è quasi automatico, non più traumatico.

«Inoltre l’editor» aggiunge Bonatti «si è trasformato in un instancabile assistente nel corso della digitazione. Ci supporta per digitare le parole in modo corretto, all’occorrenza suggerisce i sinonimi più appropriati ed esegue controlli che migliorano la leggibilità complessiva del documento».

Un continuo work in progress

Piccoli salti di qualità, ecco, che si rivelano fondamentali per chi ha una disabilità. «Con ottimizzazioni nel contrasto dello schermo, che aumentano la visibilità di testi e immagini. Con narratori virtuali che pronunciano con accuratezza i contenuti. Con sistemi raffinati di controllo dell’ortografia e dello spelling, capaci di correggere errori importanti, di riconoscere parole molto difformi da quelle che sono state digitate». Per esempio dagli utenti dislessici.

Il tutto, sempre in nome dello stesso obiettivo, dall’inizio il medesimo, com’è evidente preso molto sul serio con l’ultima versione di Office: «Continuiamo a creare» conclude Bonatti «applicazioni e strumenti che lavorano per l’utente. Che gli fanno risparmiare tempo prezioso».

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