Come migliorare la produttività in 10 mosse

I dieci comandamenti del buon capo. Li ha scritti Hays Executive, cacciatori di teste specializzati nel reclutamento di manager, guidati in Italia da Erika Perez.

Questo post, che li riassume, è destinato soprattutto a chi coordina almeno il lavoro di una o più persone, e quindi quadri e dirigenti.

Ciò non toglie che possano tornare utili anche ai semplici dipendenti o ai collaboratori esterni all'azienda, anche perché non si sa mai cosa possa riservare la propria carriera in futuro.

I 10 consigli pratici "per essere un boss da 10 e lode", si legge in una nota della divisione del gruppo Hays specializzata nel reclutamento di figure dirigenziali, "dovrebbero servire a organizzare le attività settimanali con il proprio team, lasciarsi aiutare dalla tecnologia e concedersi delle pause rigeneranti". Eccoli.

Programmare le proprie attività

Redigere ogni mattina una to-do-list (letteralmente, una lista di cose da fare) che aiuti a pianificare scadenze e consegne è il primo passo per evitare di lasciarsi sfuggire qualcosa.

Dopo aver stilato un elenco con tutte le attività da farsi, basterà spuntarle una volta concluse.

Sembra scontato, ma poter tracciare una linea e cancellare un progetto o un'attività portata a termine è distensivo e aiuta anche a livello psicologico.

Condividere i progressi

Definire obiettivi a breve termine con i propri collaboratori è utile per avere la situazione sotto controllo e restare sempre aggiornati sugli sviluppi delle attività.

Una breve riunione al lunedì con tutto lo staff aiuta a capire anche quali sono le risorse più sovraccariche di lavoro e quali, invece, possono essere impiegate per nuovi progetti.

Organizzare le giornate

Uno dei problemi peggiori per una figura dirigenziale è quello di non avere orari.

Scandire la propria giornata con dei ritmi regolari è quindi essenziale per non perdere le buone abitudini ed evitare di lasciarsi sopraffare dagli impegni.

Fissare la sveglia tutti i giorni alla stessa ora, consumare i pasti in maniera regolare e non andare troppo tardi a dormire (concedendosi almeno 7 ore di sonno) sono piccoli accorgimenti che possono realmente fare la differenza.

La tecnologia è un'amica

Spesso i dispositivi tecnologici vengono utilizzati solo per un terzo delle loro potenzialità.

Lo smartphone, ad esempio, il più delle volte, è usato per effettuare chiamate, leggere mail, condividere foto sui social o scambiarsi messaggi istantanei.

Solo in pochi lo sfruttano in maniera intelligente per organizzarsi l'agenda, registrare le spese, memorizzare note vocali o scaricare utili app che semplificano la vita.

Definire le priorità

La prima cosa da fare è dividere il lavoro più urgente con le attività che possono essere rimandate ad un secondo momento.

Poi, bisognerebbe controllare la posta elettronica con frequenza regolare, evitando però di rispondere a tutti "a stretto giro".

Le questioni meno urgenti, invece, possono essere accantonate per momenti di maggiore tranquillità.

L'arte di saper delegare

Capo non è sinonimo di "superman": la tendenza dei manager è accentrare sulla propria persona tutti gli impegni.

Nulla di più errato: un leader deve saper delegare.

È giusto monitorare tutte le attività, ma solo dopo averle suddivise con il resto della squadra.

Imparare ad ascoltare (e a indagare)

Un datore di lavoro deve imparare a percepire ed ascoltare le esigenze del proprio staff.

Effettuare periodicamente delle interviste faccia a faccia potrebbe essere un buon metodo per capire se vi sono problemi all'interno del team o se i singoli professionisti sono soddisfatti del proprio percorso all’interno dell’azienda.

Gratificare i propri collaboratori

La gratificazione è il punto di partenza per la costruzione di un team solido e propositivo.

Un semplice "Grazie" o frasi come "Ottimo lavoro, complimenti!" o "Mi fido di te!" servono a portare positività nei rapporti interpersonali e a creare un clima produttivo.

Le pause

Bisogna imparare a non essere i propri peggiori datori di lavoro, concedendosi delle piccole pause almeno ogni due ore.

Una telefonata, un caffè o una breve passeggiata potrebbero rivelarsi essenziali per rinfrescare le idee e ricominciare a lavorare con meno fatica.

Non lavorate il fine settimana

Le eccezioni possono capitare, ma in linea di massima lasciarsi il fine settimana libero permette di ricaricare le pile e affrontare la nuova settimana in maniera più produttiva.